Estrutura

O módulo Gestão DPO contempla as funcionalidades Pedidos dos titularesautomação, Publicar link e API integração.


O que é?

São os pedidos que os titulares dos dados podem fazer para a empresa.


Premissas

site cadastrado, com as configurações dos módulos Monitoramento de sitesGestão de Cookies e Políticas


Pedidos dos titulares - Como usar:

1 - Selecione Conformidade e em Direitos dos titulares, clique na funcionalidade Pedidos dos titulares

2 - Defina a Data inicial e a Data final.

3 - Na funcionalidade Categoria pode listar Todos os pedidos ou fazer um filtro conforme as opções abaixo:

    a - Confirmação da existência de tratamento

    b - Correção de dados

    c - Portabilidade de dados

    d - Acessar meus dados

    e - Remover todos os meus dados

4 - Em Status é importante para verificar os pedidos entre as opções de filtro listadas. Segue todos disponíveis:

    a - Aberto

    b - Respondido

    c - Fechado

    d - Anonimizado

5 - Protocolo: Para cada pedido do titular gera um número único de protocolo, sendo assim, têm a possibilidade através deste número filtrar/pesquisar diretamente o atendimento de sua preferência.

6 - Nome: Neste campo pode fazer o filtro/pesquisa através do Nome.

7 - Website: Selecione o site da sua preferência, para assim, filtrar os pedidos dos titulares feitos para o endereço de site selecionado.

8 - Selecione o idioma da sua preferência e clique no botão Atualizar


Segue um print de exemplo da tela:



Através do formulário integrado ao site, o titular do dado pode fazer um pedido, na qual, o DPO vai receber por e-mail como notificação e na plataforma da PrivacyTools pode visualizar e fazer o atendimento, segue:


  • Selecione visualizar, que abre uma nova aba com o pedido do titular em um arquivo PDF.

  • Inserir anotação, adiciona um registro no PDF abaixo do pedido do titular.

  • Clicar em responder, abre uma pop up na tela, sendo possível escrever um retorno para o titular do dado, a estrutura do e-mail está montada na funcionalidade Template de e-mail.

  • Clicar em anonimizar, executa etapas que garante a desvinculação dos dados com o titular. Vale frisar que um dado só é considerado efetivamente anonimizado se não permitir que, via meios técnicos e outros, se reconstrua o caminho para "descobrir" quem era a pessoa titular do dado.

  • Clicar em encerrar, é quando já passou pelas etapas acimas descritas, tendo a confirmação da existência do tratamento. Têm a possibilidade de fazer a consulta dos pedidos ‘encerrados’, isso é através da funcionalidade Status, sendo necessário que selecione  a opção ‘Fechado’ e clique no botão Atualizar.



Automação

Está tela é a responsável pela estrutura HTML dos e-mails que os titulares dos dados recebem quando o DPO responder, sendo possível manter o template atual ou atualizar conforme sua preferência.


Como usar?

1 - Selecione Conformidade e em Pedidos dos Titulares, clique na funcionalidade Automação.

2 - No campo Template de resposta DSAR, têm a possibilidade alterar o template HTML, para refletir nas mensagens a serem enviadas para o titular do dado.

3 - Após a alteração, clique em Salvar.


Publicar Link

Nesta funcionalidade de nome Publicar link, é responsável para disponibilizar o link do formulário de atendimento ao titular do dado, na qual, com este link pode fazer a integração do formulário para ficar disponível no site, para assim, o titular do dado ter uma forma de entrar em contato com o DPO da empresa.


Como usar?

1 - Selecione Conformidade e em Pedidos dos Titulares, clique na funcionalidade Publicar Link.

2 - Copiar o link, e você ou responsável técnico pelo site fazer a integração.

Segue print do formulário: